Sua empresa está preparada para a Reforma Tributária? Guia para ajustar a empresa e o sistema de gestão

Atualizado em 26 de outubro de 2026 · Por Jhonatan Maciel, Gerente Comercial da LSoft

Desde o ano passado, boa parte das minhas conversas com contadores, gestores e donos de empresa começa com a mesma pergunta: o que eu preciso mudar no sistema por causa da Reforma Tributária? Faço parcerias com contabilidades, vendo sistema e levanto os requisitos de cada cliente. Então escuto essa pergunta dos três lados.

A resposta curta é que a Reforma não aparece num lugar só. Ela aparece no cadastro do produto, na compra, no preço, na nota, no boleto e na apuração. E aparece primeiro onde a empresa ainda não tem controle.

O que mais encontro é dúvida sobre a lei e sobre o que vai acontecer. E sempre levo a conversa para outro lugar, com uma pergunta: a sua empresa já está informatizada? Muitas vezes, a resposta mostra uma empresa que ainda não controla o financeiro no sistema, não sabe o regime dos fornecedores e lança nota de entrada sem regra. Para essa empresa, a Reforma chega como trabalho manual. Este guia foi escrito para ela.

Como usar este guia. Comece pela escada de maturidade e veja em que degrau você está. Depois vá às seções do seu degrau. No fim, o checklist resume tudo.

Este guia não substitui o contador. Enquadramento, regime e classificação final são decisões dele. O meu papel, e o do sistema, é deixar o dado pronto para essa decisão.

Em que degrau a sua empresa está?

A Reforma cobra mais de quem está nos degraus de baixo. Cada degrau que falta vira uma tarefa manual a partir de 2027.

1. Degrau 1

   Vende e emite nota no sistema

   Como trabalha: venda e faturamento no sistema; compras, contas e cobrança fora dele.

   O que a Reforma cobra: NF-e com IBS e CBS.

   Se parou aqui: cada juro, cada compra e cada preço vira conta à mão.

2. Degrau 2

   Cadastros completos

   Como trabalha: produto com NCM e classificação de IBS e CBS; fornecedor com regime tributário.

   O que a Reforma cobra: classificação certa na nota e crédito certo na compra.

   Se parou aqui: a nota sai com tributação genérica e o custo da compra fica desconhecido.

3. Degrau 3

   Entrada de notas com regras

   Como trabalha: a classificação da compra é decidida com o contador uma vez e reaplicada.

   O que a Reforma cobra: crédito aproveitado do jeito certo.

   Se parou aqui: pergunta ao contador a cada nota de compra.

4. Degrau 4

   Financeiro no sistema

   Como trabalha: contas a receber, boleto registrado, retorno do banco e conciliação.

   O que a Reforma cobra: nota de débito sobre juros e multa no período do recebimento.

   Se parou aqui: descobre o juro no extrato, semanas depois.

5. Degrau 5

   Acompanha a apuração

   Como trabalha: confere crédito, débito e saldo e compara com o governo.

   O que a Reforma cobra: conferir a apuração que o governo apresenta.

   Se parou aqui: aceita o número do governo sem saber de onde veio.

Descubra o seu degrau em 5 perguntas

Responda na ordem. O primeiro "não" mostra o seu degrau e a seção do guia por onde começar.

1. Pergunta 1As notas fiscais de venda saem do sistema de gestão, já com IBS e CBS?

   Se nãoComece pelo degrau 1: emitir a nota pelo sistema, com IBS e CBS.

2. Pergunta 2Os produtos têm NCM conferido e classificação de IBS e CBS, e cada fornecedor tem o regime tributário no cadastro?

   Se nãoComece pelo degrau 2: cadastro de produtos e de fornecedores.

3. Pergunta 3A classificação das notas de compra segue regras combinadas com o contador, sem perguntar a cada nota?

   Se nãoComece pelo degrau 3: regras de entrada de notas.

4. Pergunta 4O boleto sai pelo sistema e o pagamento, com o juro, entra no sistema sem digitação?

   Se nãoComece pelo degrau 4: financeiro no sistema.

5. Pergunta 5Você confere todo mês o crédito, o débito e o saldo de IBS e CBS e compara com o governo?

   Se nãoComece pelo degrau 5: acompanhar a apuração.

Na maior parte das conversas, a empresa está entre o degrau 1 e o 2. Ela emite nota pelo sistema, mas controla o financeiro em planilha ou no aplicativo do banco e não sabe o regime dos fornecedores. Por muito tempo, isso funcionou.

Não é um caso isolado. Uma pesquisa da ASIS Tax Tech mostrou que só 9,2% das organizações chegaram ao estágio mais avançado de maturidade fiscal (Monitor do Mercado).

O que muda com a Reforma é que a nota, o pagamento e a compra passam a alimentar a apuração do imposto. Quando uma dessas pontas está fora do sistema, alguém precisa fazer a ponte à mão.

Não é preciso subir todos os degraus de uma vez. Mas cada degrau tem uma data, e as próximas seções seguem a ordem em que a Reforma vai cobrar.

Cronograma da Reforma Tributária: o que o sistema precisa ter pronto em cada etapa

A Reforma vai de 2026 a 2033, e cada etapa pede uma coisa diferente do sistema. As datas abaixo foram conferidas em outubro de 2026. O calendário já mudou mais de uma vez, então confira a fonte de cada etapa antes de decidir.

1. 2026: ano de teste

   O que muda: CBS de 0,9% e IBS de 0,1% aparecem na nota, com apuração só informativa. Desde 3 de agosto, NF-e e NFC-e do regime regular são obrigadas a trazer IBS e CBS (Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026). A rejeição da nota sem esses campos foi suspensa pelo Ato Técnico Conjunto RFB/CGIBS nº 1, de 31/07/2026, mas a obrigação de informar continua.

   O sistema precisa: emitir NF-e com IBS e CBS, ter os produtos classificados e mostrar a apuração para teste.

   O que a LSoft já tem: emissão com IBS e CBS em todos os sistemas da LSoft; no LSoft Empresarial, classificação CBS e IBS por NCM e acompanhamento da apuração.

2. 1º de janeiro de 2027

   O que muda: a CBS entra no lugar de PIS e Cofins, que deixam de existir. O IPI vai a zero, salvo produtos com industrialização incentivada na Zona Franca de Manaus. O Simples Nacional passa a informar IBS e CBS nos documentos fiscais. As notas de débito e de crédito ficam obrigatórias (Ajuste SINIEF nº 27/2026). O split payment começa a ser disponibilizado, facultativo e só entre empresas.

   O sistema precisa: tirar PIS e Cofins do cálculo, emitir nota de débito sobre juros e multa recebidos, emitir nota de crédito e ler o regime do fornecedor na entrada.

   O que a LSoft já tem: no LSoft Empresarial, notas de débito e de crédito desde agosto de 2026.

3. 2027 e 2028

   O que muda: o IBS é cobrado a 0,1%, ao lado de ICMS e ISS ainda cheios.

   O sistema precisa: calcular os dois modelos na mesma nota.

4. 2029 a 2032

   O que muda: ICMS e ISS caem para 9/10 das alíquotas em 2029, 8/10 em 2030, 7/10 em 2031 e 6/10 em 2032. O IBS sobe na mesma proporção.

   O sistema precisa: recalcular ICMS e IBS a cada ano sem refazer o cadastro de produtos.

5. 2033

   O que muda: ICMS e ISS deixam de existir. Ficam o IBS e a CBS.

   O sistema precisa: operar só no modelo novo.

O Imposto Seletivo estava previsto para 2027, mas ainda não tem alíquotas. Veja a seção própria.

Cadastro de produtos: a classificação é decidida uma vez e conferida sempre

Cada produto precisa de NCM correto e de classificação de IBS e CBS (CST e cClassTrib). Sem isso, a nota sai com tributação genérica, e o erro aparece no crédito do seu cliente e na sua apuração.

O cClassTrib é o código que diz como aquele produto é tributado: regra geral, alíquota reduzida, alíquota zero e outras situações. Ele vem de tabela oficial e parte do NCM, mas não depende só dele. A natureza da operação e o CST também contam, e dois produtos com o mesmo NCM podem ter tratamentos diferentes. Essa análise é do contador, não minha nem do sistema. O que eu mostro ao cliente é a outra metade: depois que o contador decide, o sistema guarda a decisão como regra, e ninguém refaz a análise a cada nota.

Quem tem milhares de itens não revisa produto por produto. O caminho que vejo funcionar é deixar a maioria na regra geral e concentrar a atenção nas exceções: a cesta básica, os itens com redução de alíquota e os que serão atingidos pelo Imposto Seletivo.

Um alerta que ouço de quem já emite: sair com IBS e CBS na nota não quer dizer estar certo. Nota com todos os produtos na regra geral, sem considerar redução ou alíquota zero, passa na Sefaz e vai errada para a apuração.

Dois hábitos de cadastro também atrapalham: copiar o código de outro produto, ou de outra empresa, sem olhar a operação, e manter descrições genéricas, como "diversos", que não deixam o contador saber o que está classificando. É o tipo de ajuste que vale fazer antes de a classificação começar.

E a tabela muda. Em 1º de outubro de 2026, o Portal Nacional da NF-e publicou a versão 1.70 do Informe Técnico 2025.002, que atualizou a tabela de classificação. Por isso cada regra precisa guardar a data e a versão da tabela em que foi decidida.

Fornecedores e entrada de notas: a regra que evita perguntar ao contador a cada compra

Com a Reforma, o regime do fornecedor muda o crédito da compra, e a entrada da nota decide se esse crédito é aproveitado do jeito certo. Sem cadastro e sem regra, cada nota de compra vira uma pergunta para a contabilidade.

Muitos clientes ainda lançam a nota de entrada no olho. Abrem o XML, olham o produto e decidem na hora como classificar. Quando aparece um caso diferente, mandam mensagem para o escritório. Com volume, o contador vira suporte de lançamento, e a empresa espera a resposta para fechar o estoque.

O que resolve não é o contador responder mais rápido. É transformar a resposta em regra:

1. Cadastre o regime de cada fornecedor: Simples Nacional (com IBS e CBS no DAS ou no regime regular), Lucro Presumido, Lucro Real ou produtor rural não contribuinte.
2. Leve ao contador os casos de entrada que se repetem: por fornecedor, por tipo de produto e por finalidade da compra.
3. Grave cada decisão no sistema, no cadastro do produto e do fornecedor, para que a próxima nota siga a mesma regra.
4. Na próxima nota daquele caso, a regra se aplica. Só o caso novo vai para o contador.

O regime do fornecedor não é fixo. A empresa do Simples pode escolher o regime regular de IBS e CBS por semestre. Para o primeiro semestre de 2027, o prazo da escolha foi prorrogado até 30 de outubro de 2026 (Resolução CGSN nº 194/2026). A próxima janela vai de 1º a 31 de março de 2027, para o segundo semestre. Por isso o cadastro precisa ser revisto pelo menos duas vezes por ano.

Crédito, preço e custo: o menor preço nem sempre é a melhor compra

No IBS e na CBS, a empresa do regime regular aproveita crédito nas compras, e o tamanho desse crédito depende do regime do fornecedor. Duas compras com o mesmo preço podem ter custos diferentes.

Base: LC 214/2025, arts. 47 e 168. Se a sua empresa está no Simples com IBS e CBS no DAS, ela não aproveita crédito nas compras.

Exemplo com números hipotéticos. Os percentuais abaixo não são alíquotas reais e servem só para mostrar a conta. O crédito de verdade depende do produto, da alíquota do ano e da faixa do fornecedor.

O mais barato na cotação (A) é o mais caro depois do crédito. E o fornecedor B, do Simples, ficou mais barato que o do Lucro Presumido porque optou pelo regime regular.

A conta vale para os dois lados. Quando você vende para outra empresa, o seu regime muda o crédito do seu cliente. O comprador que faz essa conta vai olhar para o seu preço de outro jeito.

Precificação e reajuste: o preço precisa seguir o custo novo

Se o custo muda com o crédito, o preço calculado com markup fixo sobre o valor da nota de compra fica errado. Em 2027, com a CBS no lugar de PIS e Cofins, a tabela inteira precisa ser revista.

O que mais vejo: a tabela de preço foi montada anos atrás e é reajustada por percentual. Isso funciona enquanto o imposto embutido no custo fica parado. Na transição, ele muda todo ano até 2033.

Três cuidados

• Preço calculado sobre o custo depois do crédito, não sobre o valor da nota.
• Margem conferida por produto, e não só pela média da loja.
• Reajuste em lote, por grupo, fornecedor ou linha, para não refazer item por item.

A equipe comercial também. Desconto dado sem margem visível vira prejuízo. O vendedor precisa ver a margem real na hora de negociar, não só o preço de tabela.

Nota fiscal: o que já mudou e o que muda em janeiro de 2027

Para quem está no regime regular, IBS e CBS já são obrigatórios na NF-e desde 3 de agosto de 2026. Para o Simples Nacional, a obrigação começa em 1º de janeiro de 2027, junto com as notas de débito e de crédito.

A rejeição está suspensa, a obrigação não. O Ato Técnico Conjunto RFB/CGIBS nº 1, de 31/07/2026, fez a Sefaz deixar de rejeitar a nota sem os campos de IBS e CBS. A Receita e o Comitê Gestor do IBS deixaram claro que a obrigação de informar continua. A nota sem os campos é autorizada, mas sai em desacordo.

Cuidado com uma leitura apressada dessa suspensão. Ela vale para quem deixa os campos em branco. Quem informa um cClassTrib que não existe ou que não combina com o CST continua tendo a nota rejeitada. Para quem está no faturamento, isso é nota parada e cliente esperando.

As notas de débito e de crédito são onde mais vejo surpresa. A NF-e ganhou duas finalidades: 6 para nota de débito e 5 para nota de crédito. Elas cobrem juros e multa recebidos, pagamento antecipado, perda no estoque, redução de valores e recusa na entrega (Ajuste SINIEF nº 49/2025).

De agosto a dezembro de 2026, emitir pelas regras novas é permitido. A partir de 1º de janeiro de 2027, é obrigatório. Quem usa essa janela chega em janeiro com o processo testado.

Financeiro: juros, boleto e conciliação

Juros e multa recebidos entram na base do IBS e da CBS e pedem nota de débito no período em que são recebidos. Para isso funcionar, o recebimento precisa estar no sistema quando acontece.

Esse é o ponto que mais separa quem está pronto de quem não está. Muitos clientes geram o boleto pelo aplicativo do banco e controlam o contas a receber em planilha. O juro é calculado no banco, cai na conta do banco, e o sistema de gestão não fica sabendo.

Quatro peças precisam estar ligadas:

1. O título nasce no sistema.
2. O boleto é registrado pelo sistema.
3. O retorno do banco entra sem digitação.
4. A baixa registra o valor recebido, e não o valor do título. É essa diferença que mostra o juro.

Quebrou uma, quebrou a corrente. Escrevi sobre isso em detalhe em boleto pelo banco ou pelo sistema.

Conciliação bancária. A conciliação confere o sistema contra o extrato e fecha o mês. Ela não resolve o prazo: se a nota de débito sai no período do recebimento, descobrir o juro no fechamento já é tarde. No LSoft Empresarial, a conciliação importa o arquivo OFX do banco.

Split payment: mudança futura, sem pânico. O split payment separa o imposto no momento do pagamento. Segundo a Receita Federal, em 2027 ele será disponibilizado aos poucos, de uso opcional e só entre empresas. A fase obrigatória ainda não tem data oficial. O que o financeiro pode fazer agora é ter o contas a receber no sistema, porque o valor que entra na conta vai deixar de ser o valor da nota.

Acompanhar a apuração no sistema

Com o IBS e a CBS, o Comitê Gestor do IBS e a Receita Federal podem apresentar à empresa a apuração do período já calculada, a partir dos documentos fiscais e dos pagamentos (LC 214/2025, art. 46). Cabe à empresa e ao contador conferir esse número, e para conferir é preciso ter o seu.

Em 2026, a apuração é só informativa. É o ano para comparar o que o sistema calcula com o que o governo mostra e entender as diferenças antes que elas custem dinheiro.

Diferença não quer dizer que alguém errou. É um sinal para olhar: uma nota com classificação errada, uma compra que não gerou o crédito esperado, um período trocado.

O que acompanhar todo mês

• Crédito, débito e saldo de IBS e de CBS.
• A evolução mês a mês.
• Os créditos de compra por regime do fornecedor.
• A diferença entre o saldo do sistema e o saldo apresentado pelo governo.

Imposto Seletivo: quem é atingido e o que preparar no cadastro

O Imposto Seletivo vai incidir sobre bens e serviços prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente. A lista está na LC 214/2025, mas as alíquotas dependem de lei ordinária, que não tinha sido publicada até outubro de 2026. Por isso a cobrança não começa em 1º de janeiro de 2027.

Quem é atingido: veículos; embarcações e aeronaves; cigarros e outros produtos fumígenos; bebidas alcoólicas; bebidas açucaradas; bens minerais; concursos de prognósticos e fantasy sport.

Por que a data mudou. Imposto novo só pode ser cobrado 90 dias depois da publicação da lei que fixa a alíquota. Para valer em 1º de janeiro, a norma teria de sair até 2 de outubro de 2026, e não saiu. O governo indicou que vai propor as alíquotas por medida provisória depois das eleições.

Para supermercado e distribuidora, o impacto está no cadastro. Bebidas alcoólicas, refrigerantes e outras bebidas açucaradas e cigarros estão na prateleira de todo dia.

O que não fazer: usar alíquotas que circulam na internet. Até a lei sair, qualquer percentual é projeção.

Lucro e dividendos: o dado que o contador vai pedir

Desde 1º de janeiro de 2026, lucros e dividendos pagos por uma mesma empresa a uma mesma pessoa física acima de R$ 50 mil no mês têm retenção de 10% de imposto de renda na fonte (Lei 15.270/2025). Isso é imposto de renda, não a Reforma do consumo. Mas chega ao mesmo tempo e depende do mesmo dado: o resultado real da empresa.

A mesma lei criou uma tributação mínima anual para pessoas físicas com renda acima de R$ 600 mil, e os dividendos entram nessa conta. Há discussão sobre como a regra se aplica às empresas do Simples Nacional. Valide o seu caso com o contador antes de decidir qualquer distribuição.

Onde o sistema entra. Para decidir quanto distribuir, quando e como, o contador precisa de lucro confiável. Lucro confiável depende de custo com crédito, preço revisado, financeiro conciliado e despesas lançadas no sistema. A empresa que controla o financeiro em planilha entrega ao contador um número que ninguém consegue conferir.

Equipe e planejamento: a mudança leva meses, não um treinamento

Sistema atualizado com equipe trabalhando do jeito antigo não resolve. Cada área sente a Reforma num ponto diferente, e o treinamento precisa ser por função.

Planejar em fases

1. Diagnóstico: em que degrau a empresa está.
2. Cadastros: produtos e fornecedores.
3. Processos: regra de entrada e financeiro no sistema.
4. Testes: notas de débito e de crédito e a apuração de 2026.
5. Rotina: conferência mensal com o contador.

Quanto tempo leva depende do degrau. Quem precisa trazer o financeiro para o sistema e cadastrar fornecedores do zero não resolve em um mês. Por isso, na LSoft, a implantação é assistida: a equipe acompanha cada etapa, e os ajustes seguem a orientação da contabilidade.

Exemplos ilustrativos

Os casos abaixo são fictícios. Eles juntam situações que encontro nas conversas com clientes e contadores.

Checklist do sistema e da empresa

Marque o que já está pronto. O que ficar em branco é a sua lista de trabalho até janeiro de 2027.

Próximos passos e o papel do contador

Comece pelo degrau em que você está, com o contador ao lado. Ele decide enquadramento, regime e classificação. O sistema entrega o dado organizado para essa decisão.

1. Marque o checklist e veja em que degrau a empresa está.
2. Leve ao contador as decisões que são dele: regime, opção do Simples e classificação das exceções.
3. Traga para o sistema o que ainda está fora, começando pelo financeiro e pelos fornecedores.
4. Teste as notas de débito e de crédito antes de janeiro.
5. Confira a apuração todo mês, a partir de agora.

É contador? Veja como a LSoft trabalha com as contabilidades na Reforma.

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Perguntas frequentes

Fontes oficiais

• Lei Complementar nº 214/2025, com as alterações da LC 227/2026: arts. 46 (apuração assistida), 47 (crédito), 164 e 168 (produtor rural) e Livro II (Imposto Seletivo).
• Emenda Constitucional nº 132/2023: transição de 2026 a 2033.
• Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026: calendário dos documentos fiscais com IBS e CBS.
• Ato Técnico Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2026: documentação técnica e regras de validação dos documentos fiscais.
• Informe Técnico 2025.002, versão 1.70, de 1/10/2026, no Portal Nacional da NF-e: tabela de classificação tributária do IBS e da CBS.
• Ajuste SINIEF nº 49/2025: notas de débito e de crédito.
• Ajuste SINIEF nº 27/2026: obrigatoriedade a partir de 1/1/2027.
• Resolução CGSN nº 186/2026: opção do Simples pelo regime regular de IBS e CBS.
• Resolução CGSN nº 194/2026, prorrogação dos prazos (Governo de Goiás).
• Lei nº 15.270/2025: tributação de lucros e dividendos.
• Posição da Receita Federal sobre o split payment em 2027, publicada pelo Diário do Comércio.