Trocar o sistema de gestão pode parecer necessário há meses e, ainda assim, a empresa continuar adiando a decisão. O motivo nem sempre está no preço ou nas funcionalidades do novo ERP. Muitas vezes, está no medo da transição.

E se os dados forem perdidos? Como ficam os cadastros de clientes e produtos? A equipe conseguirá trabalhar no novo sistema? E se o faturamento parar justamente no dia da mudança?

Essas preocupações são compreensíveis porque um ERP está conectado a atividades essenciais da empresa. Vendas, estoque, financeiro, documentos fiscais e informações gerenciais podem depender dele todos os dias.

Entretanto, uma implantação de sistema de gestão bem planejada não consiste simplesmente em instalar um software novo e esperar que a equipe descubra como utilizá-lo.

O processo começa antes, com o levantamento das necessidades da empresa. Depois, passa pela preparação e migração das informações, configuração, treinamento dos usuários e acompanhamento após a entrada em operação.

É justamente essa lógica que sustenta uma implantação assistida: a empresa não precisa enfrentar a mudança sozinha.

Por que existe tanto medo de trocar de sistema?

Quanto mais tempo uma empresa utiliza o mesmo ERP, maior tende a ser a quantidade de informações acumuladas. Existem clientes cadastrados, fornecedores, produtos, históricos e configurações construídas ao longo dos anos. Além disso, os colaboradores já desenvolveram uma rotina em torno da ferramenta atual.

Mesmo quando o sistema apresenta limitações, existe algo confortável nele: a equipe sabe como trabalhar. Por isso, trocar significa mexer simultaneamente em tecnologia, dados e pessoas.

Os principais receios costumam envolver:

• perder cadastros ou históricos importantes;
• interromper vendas e faturamento;
• encontrar divergências depois da migração;
• enfrentar dificuldades na emissão fiscal;
• reduzir a produtividade durante a adaptação;
• descobrir que o novo sistema não atende à operação;
• depender de uma implantação longa e complexa.

O erro está em acreditar que esses riscos precisam ser aceitos como parte inevitável da mudança.

Na verdade, são justamente os pontos que uma implantação de sistema de gestão estruturada deve antecipar.

Implantação assistida não começa pela instalação

Imagine uma distribuidora, supermercado ou comércio que decide trocar de ERP. Simplesmente transferir uma base de dados e entregar login e senha aos funcionários seria insuficiente.

Antes disso, é preciso entender como a empresa trabalha. Quais são as principais rotinas? Quais informações precisam migrar? Como funciona o faturamento? Quem utiliza o sistema? Existem particularidades fiscais? Há integrações necessárias? Como a empresa se relaciona com a contabilidade?

Esse diagnóstico inicial determina várias decisões posteriores. A própria LSoft orienta que a escolha de um software de gestão passe pelo levantamento das necessidades de cada setor e por conversas com equipe e contador.

Portanto, a implantação deve ser entendida como um projeto de transição operacional, e não apenas como uma instalação técnica.

Como funciona uma implantação de sistema de gestão?

Embora cada empresa apresente necessidades diferentes, uma implantação assistida pode ser dividida em quatro grandes momentos.

1. Levantamento: entender a operação antes de configurar o sistema

O primeiro passo é conhecer a realidade da empresa.

Nessa fase, a equipe responsável pela implantação precisa compreender os principais processos e identificar quais funcionalidades, configurações e integrações serão necessárias.

É importante mapear, por exemplo:

• vendas;
• estoque;
• compras;
• financeiro;
• faturamento;
• documentos fiscais;
• usuários e permissões;
• equipamentos integrados;
• comunicação com a contabilidade;
• particularidades do segmento.

Esse levantamento evita um problema bastante comum: tentar reproduzir no sistema novo processos que já eram ineficientes no antigo.

Também ajuda a identificar antecipadamente pontos críticos.

Se determinada empresa possui uma rotina fiscal específica, por exemplo, é melhor descobrir isso antes da entrada em produção do que no primeiro faturamento.

Dor que essa etapa resolve: descobrir necessidades importantes somente depois que o novo ERP já está em uso.

2. Migração: levar os dados necessários com segurança

Depois vem uma das etapas que mais preocupam quem está trocando de sistema: os dados.

A empresa pode possuir anos de informações armazenadas na ferramenta anterior. Entretanto, migrar não significa simplesmente copiar tudo de uma base para outra.

Os dados precisam ser avaliados, preparados e conferidos.

Cadastros duplicados, informações antigas e inconsistências existentes no sistema anterior merecem atenção. Afinal, levar uma base desorganizada para um ERP novo apenas transfere o problema.

Dependendo do projeto, podem ser considerados dados como:

• produtos;
• clientes;
• fornecedores;
• saldos;
• informações financeiras;
• cadastros necessários à operação;
• demais registros relevantes para a continuidade do negócio.

Depois da migração, a conferência assume um papel essencial.

A pergunta não deve ser apenas “os dados foram importados?”, mas também “os dados necessários chegaram corretamente e podem ser utilizados pela operação?”

Dor que essa etapa resolve: perda de informações, cadastros incorretos e retrabalho após a mudança.

3. Treinamento: preparar quem realmente vai usar o ERP

Um sistema pode funcionar perfeitamente do ponto de vista técnico e, ainda assim, a implantação fracassar.

Isso acontece quando as pessoas não sabem como utilizá-lo.

Por isso, treinamento não deveria ser tratado como uma apresentação rápida das telas.

O usuário precisa compreender como suas atividades do dia a dia serão realizadas no novo ambiente.

Quem trabalha no caixa tem necessidades diferentes de quem cuida do estoque. Da mesma maneira, o financeiro utiliza recursos diferentes daqueles usados pelo faturamento ou pela gestão.

Um bom treinamento aproxima a ferramenta da rotina.

Além disso, envolver a equipe ajuda a reduzir resistência à mudança. Quando os colaboradores entendem por que determinados processos serão diferentes e sabem como executá-los, a adaptação tende a ser mais organizada.

Dor que essa etapa resolve: sistema implantado, mas equipe insegura e dependente de improvisos.

4. Acompanhamento: a implantação não termina no primeiro acesso

Chega, então, o momento em que o novo sistema passa a fazer parte da operação real.

É justamente nessa fase que surgem dúvidas que dificilmente aparecem em uma demonstração.

Um usuário encontra uma situação diferente. Um cadastro exige ajuste. Uma rotina que parecia simples apresenta uma particularidade. A equipe precisa confirmar como executar determinada tarefa.

Por isso, o acompanhamento próximo após a implantação faz diferença.

A LSoft apresenta a implantação assistida como parte de sua proposta e afirma acompanhar as etapas necessárias para que o sistema funcione corretamente na operação. A empresa também destaca seu suporte humano, realizado por profissionais que conhecem o software e as necessidades do negócio.

Dor que essa etapa resolve: deixar a empresa sozinha justamente durante o período de adaptação.

Suporte humano muda a experiência da implantação

Durante uma implantação de sistema de gestão, algumas dúvidas não podem esperar dias.

Imagine que a empresa esteja tentando realizar uma operação importante e encontre uma configuração que precisa ser ajustada.

Nesse momento, um manual pode ajudar. Uma central de artigos também. Entretanto, determinadas situações exigem conversar com alguém que consiga compreender o contexto.

É aí que o suporte humano ganha importância.

A LSoft informa em seu site que oferece suporte técnico e atualizações e posiciona o atendimento próximo como parte de sua solução.

Isso também muda a lógica do projeto: em vez de a empresa simplesmente receber o software e precisar descobrir sozinha como adaptá-lo à operação, existe acompanhamento do fornecedor.

Consequentemente, diminui a dependência de improvisos durante a transição.

Por que a integração com a contabilidade merece atenção?

A implantação de um ERP não termina dentro das paredes da empresa.

Parte das informações geradas na operação precisa chegar à contabilidade.

Quando esse fluxo depende de processos manuais, aparecem situações conhecidas: alguém precisa separar arquivos, enviá-los, conferir se tudo chegou e corrigir eventuais ausências.

A integração reduz essas etapas intermediárias.

Segundo a própria LSoft, seu Portal Empresarial conecta a contabilidade aos XMLs de NF-e e NFC-e em tempo real. A empresa também oferece possibilidade de integração entre o sistema utilizado pelo escritório contábil e o sistema do cliente.

Assim, pensar nessa conexão durante a implantação ajuda a evitar que a empresa modernize sua gestão internamente, mas mantenha uma troca manual de informações com o contador.

Trocar de sistema significa parar a empresa?

Não deveria.

Naturalmente, toda mudança de ERP exige planejamento e pode envolver períodos de adaptação. Além disso, o grau de complexidade varia conforme o tamanho da empresa, quantidade de dados, integrações e processos envolvidos.

Por isso, seria irresponsável prometer que toda migração acontece sem qualquer ajuste ou impacto.

Entretanto, trocar de sistema não precisa significar interromper a operação por dias enquanto a equipe tenta descobrir como trabalhar.

É justamente para reduzir esse risco que existem levantamento, preparação de dados, treinamento e acompanhamento.

Quanto mais a transição é preparada antes da entrada em produção, menos decisões críticas precisam ser tomadas às pressas depois.

Como saber se sua empresa está preparada para trocar?

Antes de iniciar uma implantação de sistema de gestão, vale responder algumas perguntas:

• Quais problemas motivaram a troca?
• Quais processos não podem parar?
• Quais dados precisam obrigatoriamente ser preservados?
• Quem são os usuários-chave de cada setor?
• Quais integrações a empresa utiliza?
• Como o contador recebe as informações atualmente?
• Quais equipamentos ou plataformas precisam conversar com o ERP?
• Quem validará os dados migrados?
• Como será realizado o treinamento?
• Quem dará suporte depois da entrada em operação?

Se a empresa não possui essas respostas, isso não significa que precisa desistir da mudança.

Significa que o diagnóstico deve vir antes da implantação.

Implantação assistida reduz o risco de trocar o conhecido pelo caos

Permanecer em um sistema inadequado apenas por medo da migração também tem custo.

Processos manuais continuam consumindo horas. Falta de integração continua gerando retrabalho. Limitações permanecem acompanhando o crescimento da empresa.

Portanto, a decisão não deveria ser entre “ficar seguro no sistema antigo” e “arriscar tudo em um sistema novo”.

Existe uma terceira possibilidade: planejar a transição.

Uma implantação assistida organiza justamente esse caminho.

Primeiro, entende-se a operação. Depois, os dados são preparados e migrados. A equipe recebe treinamento e, quando o sistema entra efetivamente na rotina, existe acompanhamento para resolver as dúvidas da adaptação.

A LSoft apresenta seu sistema de gestão como uma solução integrada para vendas, estoque, finanças e processos fiscais, com suporte técnico e implantação assistida.

Assim, a tecnologia não chega sozinha. A implantação faz parte do projeto.

Antes de trocar de ERP, faça um diagnóstico

Se o sistema atual já não acompanha sua empresa, mas o medo de perder dados ou comprometer a operação impede a mudança, o primeiro passo não precisa ser assinar um contrato ou marcar uma data para migração.

Pode ser simplesmente entender o cenário atual.

Quais processos precisam ser preservados? O que precisa melhorar? Quais dados devem migrar? Como envolver equipe e contador? Quais integrações serão necessárias?

Solicite um diagnóstico com a LSoft

A equipe da LSoft pode conhecer a rotina da sua empresa, identificar as necessidades da operação e mostrar como funciona o processo de implantação de sistema de gestão antes da mudança.

Solicite um diagnóstico e entenda como migrar para um novo ERP com planejamento, acompanhamento e suporte humano.