Avaliar o custo de um sistema empresarial vai muito além de olhar para o valor da mensalidade. Muitas empresas cometem o erro de considerar apenas o preço da proposta inicial e acabam se surpreendendo com gastos extras ou percebendo que o valor pago não entrega o retorno esperado.
Um sistema eficiente não é apenas uma despesa; ele pode ser um investimento estratégico que aumenta a produtividade, reduz erros, melhora o controle e amplia a competitividade do negócio. Por isso, entender o que realmente compõe o custo de um sistema empresarial é essencial para tomar decisões inteligentes e evitar prejuízos.
Mais do que isso, um software de gestão empresarial (ERP) bem escolhido fortalece a competitividade da empresa, ajuda a manter o foco no que realmente importa e garante que as operações sejam mais previsíveis e seguras. Afinal, quando a tecnologia trabalha a seu favor, o crescimento se torna consequência natural.
Diferença entre custo e investimento
O primeiro passo para avaliar o custo de um sistema empresarial é saber diferenciar custo (ou preço) de investimento.
Custo (ou preço): é um valor que não traz retorno financeiro direto ou melhorias significativas nos processos.
Investimento: é o valor aplicado em algo que gera ganhos claros, como aumento de receita, redução de despesas, redução de necessidade de mão-de-obra ou melhora da eficiência.
Quando um sistema otimiza processos, integra setores e reduz falhas, ele se paga rapidamente. Em muitos casos, a economia mensal que ele gera supera o valor pago. Essa visão é essencial para evitar decisões baseadas apenas no preço e não no benefício total.
Vale lembrar que, muitas vezes, um sistema mais barato pode sair caro a longo prazo, caso não atenda todas as necessidades da empresa ou gere falhas, principalmente contábeis. Por outro lado, um investimento inicial maior pode gerar economia e segurança para um crescimento sustentável ao longo dos anos. Essa é a lógica que diferencia as empresas que prosperam daquelas que estagnam.
O que considerar além da mensalidade
Ao analisar o custo de um sistema empresarial, é fundamental entender que a mensalidade para utilização do software é apenas parte do valor. Alguns sistemas parecem baratos no início, mas cobram à parte serviços e recursos que são essenciais para o funcionamento completo.
Três pontos que merecem atenção especial:
Atendimento
Um sistema sem um bom atendimento pode gerar atrasos, erros e até paradas na operação. O suporte técnico especializado e eficiente garante que qualquer problema seja resolvido antes de causar impactos no negócio.
Além disso, é importante verificar a qualidade da comunicação. Empresas que oferecem atendimento humanizado e consultivo ajudam não só a resolver problemas, mas também a orientar no uso estratégico da ferramenta. Um bom suporte faz com que a equipe se sinta segura e confiante para usar todos os recursos do sistema.
Quando há facilidade de interação entre os usuários e a equipe de suporte, a operação flui melhor. Os colaboradores passam a contar com o apoio da equipe de suporte, que está pronta para atuar e auxiliar, quando for necessário.
Atualização
A legislação fiscal muda constantemente, principalmente nos dias atuais, devido a reforma fiscal. Por isso, um bom sistema deve receber atualizações frequentes de forma confiável.
Sistemas desatualizados podem gerar multas, perda de competitividade e até insegurança nas informações. Portanto, antes de fechar negócio, verifique se a empresa fornecedora (software house) é profissionalmente capaz de prover as atualizações sempre que necessário e se são fornecidas de forma automática. Um software atualizado mantém sua empresa em conformidade e preparada para mudanças — e evita que você precise correr atrás de soluções emergenciais.
Suporte
O suporte técnico é o que garante que você e sua equipe usem o sistema de forma correta. Mais do que resolver problemas técnicos emergenciais, ele deve ajudar na implantação da ferramenta conforme a realidade da empresa.
Ao analisar o custo de um sistema empresarial, questione os valores do suporte técnico, se ele é consultivo, ou seja, se realmente orienta para o melhor uso do sistema. O suporte é um dos fatores que mais impactam na experiência do usuário e, consequentemente, no retorno sobre o investimento. Um suporte de qualidade também reduz a curva de aprendizado e acelera a implementação.
Como calcular o retorno da automação
Para entender se o custo de um sistema empresarial vale a pena, é importante calcular o retorno que ele pode oferecer.
Comece identificando os benefícios diretos:
Economia de tempo: processos automatizados liberam horas de trabalho que podem ser usadas para atividades estratégicas.
Redução de erros: menos falhas significam menos retrabalho, devoluções e prejuízos.
Aumento de vendas: informações rápidas e organizadas ajudam a atender melhor o cliente e fechar mais negócios.
Leia também: 5 sinais que esta perdendo dinheiro por conta do sistema empresarial.
Depois, estime o valor financeiro desses ganhos. Por exemplo: se a automação economiza 20 horas mensais de trabalho e o custo médio por hora de um funcionário é de R$ 30, estamos falando de R$ 600 economizados por mês apenas nesse ponto.
Além disso, avalie os ganhos intangíveis, como melhora na satisfação do cliente, maior organização interna e tomada de decisões estratégicas baseadas em informações precisas. Esses benefícios podem não ser facilmente mensuráveis, mas impactam diretamente na competitividade da empresa. Com o tempo, eles se refletem em maior fidelização, melhor reputação e mais oportunidades de mercado.
Evite surpresas com custos ocultos
Um erro comum é fechar contrato sem analisar todos os detalhes do custo de um sistema empresarial. Isso pode gerar surpresas desagradáveis no futuro e comprometer o sucesso da implantação de um software de gestão empresarial (ERP).
Alguns exemplos de custos ocultos são:
- Alto valor cobrado por usuários adicionais.
- Cobrança extra por módulos essenciais.
- Tarifas para integração com outros sistemas.
- Custos de treinamento e suporte baseados no valor por hora de atendimento.
- Cobrança por relatórios personalizados.
- Cobrança extra por volume de operações ou transações.
Para evitar surpresas, peça uma proposta detalhada e pergunte explicitamente o que está incluído e o que é cobrado separadamente. Solicite também uma simulação de uso real, incluindo todos os recursos que a sua empresa precisará.
Outro ponto importante é entender o modelo de cobrança: se é por número de usuários, volume de dados processados ou quantidade de transações. Isso ajuda a prever o gasto real conforme o crescimento da empresa e impede que o sistema se torne inviável financeiramente no futuro.
A LSoft é a solução para um otimizar o custo de um sistema empresarial que vale a pena
Agora que você sabe como avaliar o custo de um sistema empresarial de forma completa, fica claro que o mais importante é o valor que ele entrega, e não apenas o preço na proposta e que é importante avaliar os custos totais e não somente os valores apresentados em uma proposta inicial.
A LSoft oferece sistemas empresariais completos, com atualizações automáticas, suporte consultivo, atendimento especializado e integração entre todas as áreas da empresa — financeiro, vendas, compras, estoque, contábil e fiscal.
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