Expandir uma empresa para mais de uma unidade é um marco importante, porém traz consigo desafios operacionais.
Para manter a eficiência e o controle em todas as lojas ou filiais, é fundamental que a implantação de um sistema de gestão eficaz seja feita de forma profissional e confiável. Afinal, a tecnologia precisa estar alinhada aos processos da empresa e oferecer recursos que favoreçam a integração e o crescimento de forma a atender às expectativas de clientes, funcionários e gestores.
A falta de integração entre as unidades poderá prejudicar tanto a abertura de uma nova unidade, quanto o funcionamento da unidade principal.
A implantação de um mesmo sistema para as diversas unidades deve ser feita com planejamento e atenção aos detalhes. É preciso estar atento em pontos essenciais como padronização de processos, compartilhamento de informações, acompanhamento de indicadores e fluxo de informações. Por isso, tudo precisa estar estruturado para evitar falhas, retrabalho e gargalos na operação.
A seguir, você confere um checklist essencial para garantir o sucesso dessa implantação e assegurar que sua empresa obtenha os melhores resultados desde o início da expansão das unidades.
Checklist para implantação de sistemas em várias unidades
1. Planeje a padronização de processos
Antes de iniciar a implantação propriamente dita, alinhe as rotinas básicas que deverão ser seguidas em todas as unidades. Alguns processos como emissão de notas fiscais, controle de caixa, movimentação de estoque e atendimento ao cliente devem seguir um padrão bem definido. Crie procedimentos operacionais e documentos que deixem claro para todos, o padrão à ser seguido. Além de facilitar o uso do sistema, reduzir erros operacionais, melhorar o treinamento das equipes, a padronização fará com que cada unidade seja percebida como uma marca registrada.
2. Sincronize dados em tempo real
Um dos pontos mais críticos na implantação de sistemas em diferentes unidades é garantir que todas as informações sejam compartilhadas entre as unidades de forma segura e atualizada. O ideal é adotar sistemas com integração e sincronização online, o que permite um controle integrado e uma visão abrangente de todas as operações.
3. Controle de permissões e usuários
Cada unidade pode ter diferentes perfis de usuários e permissões de acesso. Por isso, é essencial configurar níveis de acesso personalizados para permitir que cada colaborador acesse somente as informações necessárias para sua função ou unidade. Esse controle aumenta a segurança de dados e da informação e evita alterações indesejadas no sistema.
4. Acompanhe indicadores de desempenho
Um bom sistema permite que você analise os resultados de cada unidade separadamente e também dados totalizados. O faturamento, as metas, o ticket médio e outras métricas devem estar disponíveis para cada unidade ou de forma totalizada. Isso possibilita comparações estratégicas e ações corretivas baseadas em dados reais.
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Conte com suporte técnico durante toda a implantação
A implantação de um sistema integrado não termina na instalação do software. Dessa maneira, é essencial contar com um time técnico capacitado para acompanhar todo o processo e oferecer suporte contínuo, ajustando o sistema às particularidades do seu negócio e garantindo a conectividade e integração entre as unidades.
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