A decisão de adquirir um sistema de gestão empresarial (ERP ou sistema integrado) é um dos passos mais estratégicos e impactantes para uma madeireira, pois envolve custos, adaptação de processos internos e necessidades específicas de controle de estoque, vendas, financeiro e logística. A literatura científica sobre seleção de sistemas ERP destaca que um processo criterioso de seleção pode reduzir falhas de implantação e aumentar o retorno do investimento. 

Entendendo a importância de um checklist antes da compra

Segundo estudo de caso e levantamento de critérios, a seleção de um sistema ERP deve passar por um conjunto de etapas definidas, de forma que cada critério de avaliação seja considerado antes da decisão final, evitando aquisição impulsiva e problemas futuros. 

Checklist definitivo: passos e critérios

Confira critérios e passos deve seguir para fazer essa escolha.

Definição dos requisitos do negócio

Antes de tudo, a empresa precisa identificar suas necessidades específicas, considerando:

• Processos críticos da madeireira (ex.: controle de estoque por cubagem, rastreamento de lote, integração com balanças).
• Fluxo de informações entre setores (vendas, compras, financeiro).
• Nível de automação desejado.

Este passo é essencial para estabelecer uma base de comparação objetiva entre alternativas. 

Critérios de funcionalidade do sistema

Segundo classificações científicas de seleção de sistemas ERP, os principais critérios que a empresa deve considerar são:

• Funcionalidade adequada ao processo da organização.
• Integração modular cruzada entre setores.
• Capacidade de adaptação personalizada (flexibilidade).
• Escalabilidade conforme crescimento do negócio.

Esses critérios foram elencados como fundamentais em uma pesquisa que usou a Técnica Delphi para classificar os critérios de seleção de ERP. 

Critérios relacionados ao fornecedor

Um checklist completo deve incluir também critérios relacionados ao fornecedor ou provedor do sistema:

• Experiência e reputação do fornecedor de software.
• Suporte técnico e treinamento oferecido.
• Referências de clientes que implementaram o sistema.
• Política de atualizações e compatibilidade com normas fiscais.

A literatura destaca que a qualidade do fornecedor e do suporte é tão importante quanto a qualidade técnica do software.

Critérios financeiros

Antes de comprar, é essencial que a madeireira avalie:

• Custo total de propriedade (TCO): licenças, implantação, treinamento e manutenção.
• Retorno esperado sobre o investimento (ROI).
• Planos de pagamento e possibilidade de testes gratuitos.

Esses fatores não só impactam o orçamento atual, como também a viabilidade estratégica do projeto de tecnologia.

Compatibilidade com infraestrutura tecnológica

Antes da compra, faça um checklist de compatibilidade:

• Infraestrutura de hardware atual da empresa.
• Requisitos mínimos do sistema.
• Integração com sistemas existentes (ex.: balanças, leitores de código, sistemas fiscais).

É comum que sistemas incompatíveis causem atrasos e aumentem os custos de implantação. 

Critérios de implementação

Um bom checklist também inclui itens relacionados à implantação do sistema, tais como:

• Plano de implantação detalhado.
• Treinamento dos usuários-chave.
• Estratégias para migração de dados de sistemas antigos ou planilhas.

Pesquisas mostram que uma seleção pobre e uma implantação mal planejada podem levar ao fracasso do projeto. 

3. Modelo de checklist pronto

Aqui está uma sugestão de modelo de checklist estruturado que você pode usar antes de comprar um sistema para sua madeireira:

1. Requisitos do negócio definidos
   ☐ Processos essenciais mapeados
   ☐ Objetivos de uso do sistema documentados
2. Funcionalidade e qualidade do software
   ☐ Atende às necessidades específicas da madeireira
   ☐ Modularidade e integração entre setores
   ☐ Escalabilidade futura
3. Fornecedor e suporte
   ☐ Reputação do fornecedor avaliada
   ☐ Suporte técnico garantido
   ☐ Treinamento incluso
4. Custo e retorno
   ☐ Cálculo de custo total de propriedade realizado
   ☐ Projeção de retorno sobre investimento feita
5. Compatibilidade tecnológica
   ☐ Infraestrutura atual compatível
   ☐ Requisitos técnicos atendidos
   ☐ Integração com sistemas periféricos possíveis
6. Plano de implementação
   ☐ Cronograma de implantação definido
   ☐ Estratégia de migração de dados
   ☐ Treinamento de usuários planejado

Conclusão

Um checklist bem estruturado, embasado em critérios científicos validados na literatura, não apenas reduz o risco de adquirir um sistema inadequado, mas também aumenta a probabilidade de sucesso na implantação e uso contínuo do software pela madeireira. Ele serve como uma ferramenta pragmática para organizar decisões técnicas, financeiras e organizacionais antes da compra.
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