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Quer fazer suas cotações de compra de forma prática e organizada, mas não sabe por onde começar? Ficou em dúvida no meio do processo e não sabe qual o próximo passo? Então acompanhe este guia completo e aprenda a utilizar o módulo de cotação da LSoft para facilitar suas negociações, tudo de forma simples e prática.
Entendendo sobre Cotação de Compras
Antes de começar a fazer suas cotações, é fundamental entender o que é uma cotação de compra, quando ela deve ser utilizada e conhecer outras informações importantes para garantir um processo eficiente e transparente.
O que é uma cotação de compra?
A cotação de compra é um processo no qual a empresa solicita preços e condições para a aquisição de produtos ou serviços a diferentes fornecedores. O objetivo é comparar as ofertas recebidas para escolher a melhor opção, levando em consideração preço, prazo, qualidade e outras condições comerciais.
Realizar cotações de forma organizada ajuda a reduzir custos, evitar surpresas no processo de compra e garantir que a empresa faça negócios vantajosos e seguros.
Quando fazer uma cotação de compra?
A cotação de compras deve ser realizada sempre que houver necessidade de adquirir produtos ou serviços, especialmente quando o valor da compra é significativo ou envolve itens estratégicos para a operação. Esse processo garante que a empresa obtenha as melhores condições de preço, prazo e qualidade, evitando decisões impulsivas ou baseadas em fornecedores únicos.
Também é recomendada em situações de reposição de estoque, compras recorrentes ou quando há mudanças no mercado que possam impactar os custos.
Porém, nem sempre vale a pena realizar uma cotação. Em casos de compras emergenciais, itens de baixo custo ou fornecedores já homologados com preços previamente negociados, o processo pode ser dispensado para evitar atrasos e burocracia desnecessária. O ideal é avaliar o contexto e o impacto da compra antes de decidir
Como a cotação de compras pode aumentar o lucro
Fazer cotações de compras de forma estratégica é uma das maneiras mais eficazes de aumentar a margem de lucro sem precisar elevar preços ou cortar investimentos.
Segundo o Sebrae, um planejamento prévio de compras “permite escolher o melhor preço” e evita prejuízos por excesso ou falta de insumos. Ao comparar propostas de diferentes fornecedores, a empresa consegue reduzir custos diretos com insumos e serviços, o que impacta positivamente o resultado financeiro.
Além da economia direta, o processo de cotação também contribui para ganhos operacionais. Quando automatizado, ele reduz o tempo gasto com tarefas manuais, libera a equipe para atividades mais estratégicas e diminui erros e retrabalho. Isso significa menos custo com mão de obra e mais agilidade na tomada de decisão, especialmente em empresas com alto volume de compras.
O Portal Administradores destaca que sistemas de compras ajudam a comparar fornecedores com base em indicadores e condições, tornando a decisão mais segura. Empresas que adotam práticas estruturadas de cotação tendem a crescer mais rápido, pois conseguem oferecer produtos e serviços com preços mais competitivos e processos de compra mais eficientes. Quando bem aplicada, a cotação deixa de ser uma formalidade e se transforma em um diferencial estratégico que impulsiona a competitividade no mercado.
O que é preciso para fazer uma cotação de compras
Para que a cotação de compras seja eficiente e traga bons resultados, é importante reunir algumas informações básicas antes de começar. Isso evita erros, retrabalho e garante que as propostas recebidas sejam comparáveis e relevantes.
Principais itens que você precisa ter antes de iniciar uma cotação:
- Descrição detalhada dos produtos ou serviços: Especificações técnicas, modelo, marca, características e qualquer informação que ajude o fornecedor a entender exatamente o que você precisa.
- Quantidade desejada: informar volumes exatos ou estimativas ajuda a obter preços mais precisos e condições comerciais adequadas.
- Prazo de entrega esperado Definir datas claras evita propostas incompatíveis com sua necessidade operacional.
- Condições de pagamento Estabelecer formas de pagamento facilita a negociação e a comparação entre fornecedores.
- Lista de fornecedores confiáveis: Ter um cadastro atualizado agiliza o envio das solicitações e aumenta a chance de receber boas propostas.
- Critérios de avaliação Além do preço, considere qualidade, prazo, suporte e histórico do fornecedor para tomar decisões mais estratégicas.
Organizar essas informações e contar com ferramentas digitais para automatizar o processo torna a cotação mais rápida, reduz o esforço manual e aumenta a eficiência da área de compras.
Dicas Essenciais
Para quem está começando, é comum subestimar a importância da cotação ou executá-la de forma superficial. Um dos erros mais frequentes é solicitar propostas sem especificações claras, o que leva a respostas incompletas ou incompatíveis. Outro equívoco é comparar apenas o preço, ignorando fatores como prazo de entrega, qualidade e confiabilidade do fornecedor.
Dicas essenciais para evitar erros comuns:
- Evite enviar pedidos genéricos — quanto mais detalhado, melhor.
- Não escolha o fornecedor apenas pelo menor preço.
- Sempre defina critérios de avaliação antes de receber as propostas.
- Mantenha um histórico das cotações para facilitar futuras decisões.
- Automatizar o processo ajuda a evitar falhas humanas e economiza tempo.
Entender como funcionam as cotações e utilizá-las estrategicamente pode fazer toda a diferença nos resultados da empresa. Para iniciantes, o mais importante é tratar a cotação como uma ferramenta de gestão não como uma formalidade W investir na organização do processo desde o início
Como fazer uma cotação com LSoft Cotação
O LSoft Cotação é um módulo do software LSoft SGC, desenvolvido para facilitar a comunicação entre empresas e seus fornecedores.
Com essa ferramenta, os usuários podem acompanhar em tempo real as respostas recebidas, comparar preços, verificar a disponibilidade dos produtos e analisar as condições de negociação oferecidas.
Este guia apresenta, de forma clara e detalhada, as funcionalidades de cada aba do sistema, além das configurações necessárias para garantir seu funcionamento adequado.
Fazendo uma cotação com o LSoft Cotação
- Para iniciar uma cotação no LSoft Cotação, abra o sistema LSoft SGC com um perfil autorizado e acesse o menu: Estoque → Cotações.
Menu Tela Cotação LSoft
Nesta tela, você poderá criar uma nova cotação, consultar cotações anteriores e acompanhar o andamento das solicitações enviadas aos fornecedores.
Para iniciar uma nova cotação você clica no botão verde “Criar Novo”.
Nesta tela, você deverá preencher os seguintes campos:
Data: informe a data da cotação.
Descrição: insira um nome para a cotação, facilitando sua localização no futuro.
Exemplo: COTAÇÃO MATERIAL DE ESCRITÓRIO.Data de encerramento: defina até qual data será possível responder à cotação.
Condição de entrega: descreva as condições para a entrega dos produtos.
Exemplo: ENTREGA NA LSOFT.Condição de pagamento: informe as condições de pagamento disponíveis para essa compra.
Exemplo: Boleto 21 dias.Requisitos para fornecimento: especifique requisitos obrigatórios para o fornecimento.
Exemplo: Garantia de 6 meses.Informações: adicione observações ou dados complementares.
Exemplo: Dúvidas, procurar a Lucimara no (37) 3237-8900.
O próximo passo é clicar em “Incluir Produtos” e adicionar todos os itens e respectivas quantidades que deseja cotar. Lembre-se de que os produtos precisam estar previamente cadastrados no SGC para serem incluídos na cotação.
Agora, é necessário indicar os fornecedores para os quais a cotação será enviada. Lembre-se de que todos eles devem estar previamente cadastrados no SGC. Após inserir todos, cliente em Salvar.
Na tela inicial, você verá a lista de todas as cotações registradas no sistema, exibindo informações como status, código, data, descrição e data de encerramento.
Para prosseguir, selecione a cotação em aberto e clique no botão “Enviar”. Em seguida, será exibida uma tela para informar um endereço de e-mail que acompanhará todo o processo da cotação. Esse e-mail receberá notificações sempre que um fornecedor responder à solicitação. Após preencher o campo, clique em “Salvar”.
Nesse momento, o sistema enviará automaticamente um e-mail para todos os fornecedores cadastrados na cotação, solicitando que preencham os valores e as quantidades dos itens.
O fornecedor receberá um e-mail com as informações da cotação e deverá clicar no link informado para ser direcionado à página onde fará o preenchimento da proposta.
Na página de resposta, o fornecedor verá todas as informações cadastradas na tela de cotação. Ele também poderá sugerir condições diferentes das definidas pela empresa e incluir observações adicionais.
No exemplo abaixo, o fornecedor informou que os produtos possuem garantia de 3 meses e indicou a pessoa de contato para esclarecimento de dúvidas sobre a cotação.
Após preencher o cabeçalho, devem ser informados os seguintes itens:
Disponibilidade: Indique se o item está disponível ou não. Lembre-se que não é possível atender parcialmente um item da cotação.
Desconto: Informe se a cotação oferece algum desconto.
Valor do Frete: Informe se haverá algum custo referente ao frete.
Outras despesas: Caso existam, indique os custos de outras despesas relacionadas.
Apurando os resultados
Após o preenchimento das propostas pelos fornecedores, é hora de apurar os resultados da cotação. No LSoft Cotação, essa análise pode ser feita de duas maneiras: por valor total ou por item. A escolha do método depende da estratégia de compra e das condições acordadas com os fornecedores.
Ao apurar por valor total, o sistema identifica qual fornecedor oferece o menor custo global para todos os itens da cotação. Essa opção é ideal quando se busca fechar a compra completa com um único fornecedor, considerando o pacote completo.
Já a apuração por item avalia individualmente cada produto, selecionando o fornecedor que apresentou o melhor preço para cada item específico — mesmo que isso resulte em múltiplos fornecedores vencedores.
A decisão entre os dois métodos deve considerar fatores como disponibilidade dos produtos, logística de entrega e acordos comerciais. Se um fornecedor não puder atender todos os itens, a apuração por item pode ser mais vantajosa. Por outro lado, optar pelo valor total pode simplificar o processo e reduzir custos operacionais com múltiplas entregas.
Resultado da cotação por valor total
Neste exemplo, a PopData foi o fornecedor vencedor da cotação, pois apresentou o menor preço considerando o conjunto completo de itens. Ou seja, ao somar os valores de todos os produtos cotados, ela ofereceu a proposta mais vantajosa no total.
Resultado da cotação por item
Já na apuração por item, o sistema avalia separadamente cada produto, identificando o fornecedor com a melhor condição para cada um. No exemplo abaixo, a Futuro Distribuidora venceu a cotação do item KIT Teclado + Mouse sem fio K-10BK C3T, enquanto a PopData apresentou o melhor preço para o item Headset Rapoo USB RA020. Esse método permite dividir a compra entre diferentes fornecedores, aproveitando os melhores preços individualmente.
Emissão de Ordem de Faturamento
Após apurar qual é o ganhador da cotação o próximo passo é gerar a ordem de fornecimento para o fornecedor. Para isso você seleciona a cotação vencedora e clica em “Emtir Ordem de fornecimento”
Após identificar o fornecedor vencedor da cotação, o próximo passo é gerar a ordem de fornecimento. Para isso, selecione a proposta vencedora no sistema e clique na opção “Emitir Ordem de Fornecimento”. Nesse momento, o sistema envia automaticamente um e-mail ao fornecedor vencedor, contendo em anexo a ordem de fornecimento com os detalhes dos produtos contratados.
Conclusão
Adotar uma forma automatizada para realizar cotações de compras é uma decisão estratégica que impacta diretamente na eficiência, economia e transparência dos processos internos.
Ao substituir planilhas e trocas manuais de e-mails por uma solução integrada, a empresa reduz erros, ganha agilidade na tomada de decisão e melhora o controle sobre os dados e históricos de negociação.
Para quem busca profissionalizar essa etapa sem abrir mão da praticidade, o LSoft Cotação surge como uma alternativa sólida e funcional, oferecendo recursos que conectam empresa e fornecedores de forma inteligente, com foco em resultados reais e mensuráveis.
Experimente o LSoft Cotação e veja como a automação pode elevar o nível da sua gestão de suprimentos. Menos retrabalho, mais resultados. Solicite uma demonstração e descubra como sua empresa pode economizar tempo e dinheiro com decisões mais estratégicas.
Perguntas Frequentes sobre Cotação de Compras
É um módulo do LSoft SGC que automatiza solicitações e comparações de preços, ajudando sua empresa a economizar tempo e reduzir custos em suas compras.
Ela elimina retrabalho, agiliza negociações e facilita encontrar o fornecedor com o melhor preço.
